Affrontare con efficienza ed efficacia la problematica di gare d’appalto e
offerte commerciali è sempre più una necessità irrinunciabile per diversi
motivi, sia legati ai fattori tipici connessi a tali attività sia direttamente
legati alla necessità di razionalizzare e migliorare i proprio processi interni.
La famiglia di prodotti Contract Manager rappresenta la soluzione
ideale che consente alla struttura aziendale dedicata alle problematiche di
preparazione offerte per gare, appalti e forniture dirette, di gestire al meglio
e in maniera razionale tutte le attività dei vari processi di lavoro,
consentendogli di controllare l'intero iter operativo e favorendo l'integrazione
dei dati gestiti con gli altri sistemi aziendali, in input e in output.
La logica che contraddistingue ogni prodotto della famiglia Contract
Manager è strettamente correlata alle reali necessità che si incontrano nel
segmento delle Gare&Offerte, e che proprio per questo non si riescono a
risolvere adottando un qualsiasi generico modulo di Gestione Commerciale.
Le funzionalità messe a disposizione degli utenti sono quindi totalmente
coerenti con la specifica “mission” di Contract Manager, che è quella di
consentire nella maniera più completa possibile la gestione di una pratica,
intesa come l’insieme delle macro-fasi e delle attività comprese tra la sua
apertura e la sua chiusura definitiva, come ad esempio:
Inizializzazione (gestione bandi e inviti);
Gestione delle scadenze operative;
Gestione delle attività “burocratiche”, con
particolare riferimento alla produzione di documenti complessi,
e alla raccolta del Capitolato speciale;
Gestione dell’offerta “tecnica” e degli allegati
prodotti;
Gestione degli esiti di aggiudicazione, gestione
delle eventuali migliorie e delle proroghe contrattuali;
Raccolta informazioni della concorrenza,
eventualmente integrata con dati provenienti dal campo;
Gestione delle attività “trasversali” al business,
come aggiornamenti CIPE, Listini, sostituzioni o affiancamento
prodotto
Inserimento degli ordini clienti con verifica diretta
delle condizioni di offerta.
In questo contesto sono quindi state identificate e sviluppate (in maniera
nativa o tramite moduli aggiuntivi) una serie di “attività elementari” e di
funzioni in grado di supportare gli utenti sia nelle esigenze più strettamente
operative sia in quelle di carattere strategico, legate all’andamento delle
attività a più alto livello.
I prodotti Contract Manager sono infatti basati su un motore di
WorkFlow (Feedback WorkFlow Manager) che definisce e regola la
corretta esecuzione delle particolari attività da svolgere, e che permette
all’Azienda di integrarle in maniera coerente con le proprie “business rules” e
le proprie policy interne.
Con questo approccio possono essere gestiti differenti tipi di processi
diversi tra loro, quali Licitazione privata, Asta pubblica,
Pubblico incanto, Area Vasta, Offerta semplice, liberamente
definibili da ciascuna Azienda.
L’intero processo è quindi costantemente monitorato, e lo scadenzario delle
attività può essere filtrato per pratica, tipo di attività, proprietario,
deadline, importanza, durata, etc..
E la possibilità di ricorrere a Database standard quali Oracle
e Microsoft SQL Server unita alla completa interoperabilità con altri
sistemi di gestione già presenti in Azienda (ETMS, ERP, Business Intelligence)
fornisce ulteriori elementi positivi per la loro adozione.
Naturalmente, ove necessario, l’applicazione può essere customizzata per
risolvere specifiche esigenze del Cliente, mantenendo però la piena
compatibilità con qualsiasi nuova versione successivamente rilasciata da
Feedback.
Ecco quindi perché i prodotti della famiglia Contract Manager sono la
risposta giusta alla domanda sempre più forte di soluzioni informatiche
concrete, potenti ma allo stesso tempo flessibili, che supportino il valore
messo in campo dalle aziende nei confronti dei propri clienti, e che siano in
grado di fornire dati e informazioni in tempo reale per il miglioramento della
propria attività
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